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干部人事档案数字化工作安全 保密管理办法

发布时间:2021/2/1 18:48:52 浏览次数:

干部人事档案数字化工作安全保密管理办法

 

第一章 总则

第一条 为保障干部人事档案数字化工作顺利进行,确保档案数字化过程中档案和相关国家秘密的安全,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等规定,制定本办法。

第二条 本办法适用于科尔沁艺术职业学院干部人事档案数字化工作安全保密管理。本办法所称档案数字化工作,是指采用计算机、扫描仪、数码相机等信息设备,对干部人事档案内容进行数字信息转化,使其成为能被计算机识别的数字图像或数字文本的加工处理过程。

第三条 科尔沁艺术职业学院人事处负责干部人事档案数字化工作的监督和指导,确保档案在数字化加工及加工成果交接、存储、利用等工作流程中的安全保密,严防失泄密事件发生。

第二章 场所管理

第四条 实施档案数字化工作应设置专门的场所内进行,干部人事档案管理单位负责对场所和相关人员进行监督、管理。

第五条 场所应符合下列条件:

(一)设置在本单位内相对独立的区域;

(二)配备可覆盖场所全部区域的视频监控系统及防火、防盗等必要设备,监控视频数据应保存完好以备查;

(三)配备安全可靠的档案装具,用于档案的临时保管与存放;

(四)场所外设置专用储物箱柜,用于工作人员存放私人物品。

第六条 档案管理部门委托档案中介服务机构实施档案数字化工作,必须建立工作人员进出场所的管理制度,对进出场所的人员进行安全检查和身份核查登记。

进入场所的工作人员严禁携带智能手机、相机、摄像机、笔记本电脑各类移动存储介质等信息设备和其他与工作无关的私人物品。未经管理中心安全保密管理人员许可,不得带离场所内的任何物品。

严禁工作人员在非工作时间进出场所。严禁无关的人员进入场所。

第三章 设备管理

第七条 实施档案数字化工作,应根据档案的载体情况和质量状况,选择适宜的方法和设备,最大限度延长档案的寿命。

第八条 用于档案数字化的信息设备及其信息系统必须符合有关保密规定。信息设备及其信息系统应符合封闭性和独立性的要求,禁止与其他任何网络系统互联,禁止安装使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等各类具有无线互联功能的硬件模块和无线外围设备。

第九条 委托档案中介服务机构进行档案数字化工作,应采取物理的或者技术的措施,对信息设备的相关输入、输出接口进行管控,确保接口处于封闭状态。档案中介服务机构及其工作人员不得擅自启封使用。档案中介服务机构及其工作人员因数据迁移、临时备份等工作需要使用信息设备的相关输入、输出接口时,应经档案管理部门批准、登记,并由管理人员在场全程监督实施,实施完毕后应立即封闭接口。

第十条 档案中介服务机构在完成工作任务后,应将其自带的信息设备中的全部存储部件及使用过的全部移动存储介质移交给管理中心,由管理中心按保密规定处理后交还。数据迁移、临时备份使用的移动存储介质应由管理中心指定专人保管。

第四章 外包管理

第十一条 委托档案中介服务机构实施档案数字化工作,应遵守下列规定:

(一)查验保密、档案服务资质;

(二)签订安全保密协议,并指定机构或专人对安全保密协议执行情况进行全程监督管理;

(三)制定安全保密工作方案;

(四)建立完备的登记和交接手续;

(五)档案归库前,应对档案进行复查,确保档案齐全、完整。

第十二条 档案中介服务机构应对全体工作人员进行执业资格核查,开展上岗前保密教育,签订保密承诺书,并将签订的保密承诺书及工作人员基本信息报送委托单位备查。

第十三条 档案中介服务机构的工作人员在档案数字化工作中应遵守有关操作规范,防止对档案造成人为损毁。

第五章 监督与处罚

第十四条 违反本办法规定的,依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》予以处罚;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

 

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